クラウド型コラボレーションツールは、プロジェクト管理にどのように役立つか
在宅ワークが増える今、プロジェクトは様々な人とコラボレーションしながらタスクを進めていきます。コラボレーションツールによって、仕事の質を落とす事なく、日本中、或いは世界中のプロジェクトメンバーと一緒に仕事ができるようになります。また、在宅ワークにより、オフィスの賃料や、光熱費などを毎月削減する事もできます。しかし、このような労働環境で、プロジェクトを成功に導くためには、適切なコミュニケーションが必須です。これが、クラウド上のプロジェクトコラボレーションツールが人気を集めている理由です。
クラウド型コラボレーションツールは、働く場所を問わず、あるプロジェクトで一緒に作業し、コミュニケーションが取れ、協力しあう事をサポートするように設計されています。これらのコラボレーションツールによって、チームメンバーは、時間を節約し、作業効率を高める事ができます。
さて、クラウド型コラボレーションツールは、どこまで本当にプロジェクト管理を改善する事ができるのでしょうか？UI Collaboがその答えについてお答えします。
そもそもプロジェクトコラボレーションツールとは何？
プロジェクトコラボレーションツールは、どのような場所で働いているチームメンバーとでも、リアルタイムでコミュニケーションが取れ、協力しながらプロジェクトを進めていく為に構築されています。クラウド型のプロジェクトコラボレーションつーうのもう一つの目的は、チームの作業効率と生産性の向上です。つまり、質の高い成果物と納期を守る事です。
ディレクターやプロジェクトマネージャーは、自分が担当しているプロジェクトの計画、タスク割り当て、スケジュール、進捗管理をしなければなりません。プロジェクトコラボレーションツールにアクセスできる人によっては、様々な部署やチームメンバー、外部メンバー、クライアントでさえも、進行中のプロジェクトにフィードバックをしたり、進捗状況を把握したり、コントロールする事ができるようになります。これは、プロジェクトの透明性と説明責任の確保につながります。
なぜプロジェクト管理コラボレーションツールを使用するのか？
プロジェクト管理コラボレーションツールによって、チームやプロジェクトマネージャーがより効率的に、便利に、そして簡単に、リアルタイムで一緒に仕事をすることができます。プロジェクトに関連するエラーや問題を最小限に抑えながら、多くの時間と労力を省くことができます。ここでは、まだプロジェクト管理コラボレーションツールを使っていない方にとって分かりやすく、使用するメリットをまとめました。
- 良好なコミュニケーションとコラボレーション
コミュニケーションとコラボレーションは密接に関係しています。コラボレーションツールを使ったリアルタイムの会話は、チーム全員の最新情報やモチベーションを維持し、プロジェクトを正しい方向へ導きます。
- 納期を守る
コラボレーションツールを使えば、プロジェクトマネージャーはタスクのスケジューリング、アサイン、進捗管理ができます。
- プロジェクトを予算内に収める
プロジェクトマネージャーは、予算を守ること、超過分を予測すること、調整する為にリソースを再配分することも重要です。プロジェクトコラボレーションツールを使えば、進捗確認をし、ニーズに応じてリソースを割り当てることができます。
- ストレスを軽減する
プロジェクトマネージャーは、数多くのプロジェクトやタスクを抱えており、更にクライアントからの圧力も感じています。信頼できるプロジェクト管理コラボレーションツールを持つことで、彼らはチーム、クライアントとの可視化、コミュニケーション、コラボレーションをより効果的に行うことができます。
どのクラウドプロジェクトコラボレーションツールがベスト？
クラウド型プロジェクトコラボレーションツールを使う主なメリットは、チームのコミュニケーション、コラボレーション、生産性を向上させることです。これは、口で言うほど簡単なことではありません。プロジェクトコラボレーションツールの人気と需要が上がるにつれて、選択肢は増えています。さて、どのプロジェクトコラボレーションツールが、あなたのチームに最適かを判断するために、いくつかのメイン機能を紹介します。
- ユーザーフレンドリーなインターフェイス
コラボレーションツールは、チームの誰もがその機能と利点を最大限に活用できるように、使いやすいものでなければなりません。
- 進捗状況のモニタリングとトラッキング
プロジェクトマネージャーとチームメンバーは、プロジェクトマネージャーが進捗管理をしながら、自分にアサインされたタスクを確認する必要があります。
- レポートとドキュメント管理
予算を守り、予算をオーバーしているかどうかを特定するために極めて重要です。すべての情報やドキュメントはクラウドに保存され、誰もがいつでもビジュアル化して見ることができます。
UI Collaboのクラウドプロジェクトコラボレーションツールは、Web制作のプロジェクトに特化して設計されています。どのようなプロジェクトを管理したいかによって、これらのメリットをすべて享受することができるコラボレーションツールを選択する事が大事です。
プロジェクトコラボレーションツールとチームの生産性と効率性
チームのコラボレーションは常にチャレンジを伴うものであり、特にチームの規模が大きくなればなるほど、またスケジュールがタイトな場合は更に難しくなります。タスクのスケジュール、担当者割り当て、タスク配分、進捗状況に混乱が生じる可能性があります。そのため、クラウド上でのプロジェクト管理コラボレーションツールは非常に重要です。ここでは、プロジェクトコラボレーションツールがチームの生産性と効率性を向上させる4つの方法を紹介します。
- チーム全員の進捗を把握し共有する。
コラボレーティブなプロジェクト管理とは、プロジェクトの進行状況をチーム全員が把握し、共有している状況です。
- コミュニケーションをスピードアップする。
インスタントメッセージは、問題の解決策をタイムリーに見つけるのに必須です。Eメールでのメッセージのやり取りには時間がかかります。
- リアルタイムのフィードバックとレポート化。
フィードバックや修正した内容はすべて証拠としてレポート化されます。各タスクについてのやり取りなど、順を追って確認する事が可能になります。
- 組織のためのクラウドストレージ。
すべてのデータ、情報、詳細はクラウドストレージにあり、いつでもレビューにアクセスすることができます。
あなたのチームにはどのプロジェクトマネジメントコラボレーションツールが必要？
今までの話をまとめると、プロジェクト管理トコラボレーションツールは、次のような目的で設計されています。
- チーム全員が最新情報にアクセスでき、プロジェクトを効率的に進めていきます。
- コミュニケーションとコラボレーションを向上させます。
- 各タスクの進捗管理ができます。
- チームの生産性と効率性を高めます。
- チーム一丸として意識の統一ができます。
アプローチの仕方、見解、専門性、考え方などが異なるさまざまな人たちと一緒に協力しながら仕事をするのは難しいことです。チームの規模が大きければ大きいほど、それは大変なことです。しかし、プロジェクトコラボレーションツールを使えば、より効果的かつ効率的にそれを行うことができます。
すべてのチームは、メンバー一人ひとりが違うように、非常にユニークです。クラウド型プロジェクトコラボレーションツールの恩恵を受けられるチームもあれば、そうでないチームもあるでしょう。だからこそ、あなたのチームのニーズに合うかどうかを調べるために、各ツールで無料のトライアルとデモを提供してます。
